Všetci ich dôverne poznáme. Niektorými zatracované, inými milované mítingy. Stretávame sa všetci a pravidelne, kvôli väčším či menším témam. Mítingy máme skrátka v krvi. Či už sú to pravidelné porady, interné stretnutia, brainstormingy, alebo mítingy s klientmi či zákazníkmi. Dnes si rozoberieme štyri body, ktoré sú pre mítingy kľúčové z pohľadu efektivity, aby ste už nikdy nemali pocit, že to bola iba strata času a nič produktívne nevzniklo.

shutterstock_237302122-700x467

1. Presnosť, jasný cieľ a dochvíľnosť

Prvým krokom, aby bol míting pre všetkých efektívny, je jeho správne načasovanie a stanovenie si jasného cieľa a agendy. Uznávame, že zlaďovanie si kalendárov s kolegami a klientom nie je vždy ľahký oriešok. Keď sa vám to podarí, dôležité je všetkých dopredu oboznámiť s témou daného stretnutia, predpokladanou dĺžkou a celkovou agendou, ktorá sa bude preberať. Účastníci sa tak môžu na míting pripraviť, čo reálne vedie ku kratšiemu trvaniu stretnutia a zároveň k lepšiemu výsledku. Okrem plánovanej agendy nezabudnite účastníkom poslať pozvánku do kalendára, aby pri svojich ostatných povinnostiach na stretnutie s vami nezabudli.

shutterstock_318703826-700x467
Dôležité je tiež dodržanie presného začiatku mítingu, aby sa všetci participanti neoberali o čas čakaním na toho posledného. Práve dochvíľnosť sa zvykne pri interných mítingoch podceňovať. Ak si ľudia zvyknú, že míting, ktorý sa mal začať o 14.00, sa reálne začne až o 14.15, nabudúce už budete mať problém pozháňať všetkých načas. Dodržiavať časovanie mítingov by malo byť u členov tímu kľúčové. Odmeňujte tých, ktorí prídu načas (aj keď by to mala byť samozrejmosť) a, naopak, karhajte tých, ktorí meškajú. Vysvetlite im, že kvôli nim sa míting naťahuje a to, že svojím oneskorením oberajú ostatných o čas, nehovoriac o stretnutiach s klientom, pri ktorých je dochvíľnosť obzvlášť dôležitá.

shutterstock_325198622

2. Pravidelné zdĺhavé porady nie sú riešením

Nie je nič otravnejšie, ako pravidelné, a hlavne zdĺhavé porady v ten istý deň a čas na tom istom mieste a často aj s tou istou agendou. Ide väčšinou o pravidelné interné porady, na ktorých sa rozoberajú zbytočné detaily, ktoré nikoho okrem dvoch diskutujúcich nezaujímajú. Ak je porada krátka a vecná, môže byť, naopak, prínosom. Ak má však desať ľudí počúvať každý týždeň od kolegov či šéfa, pre ktorého sú porady veľmi zmysluplné, to isté, stáva sa z toho klišé, ktoré nikomu neprospieva. Jednoduchá rada znie: Ak sa nie je o čom radiť, tak sa neraďte. Jednoducho si napíšte e-mail s novinkami a nestretávajte sa. Ďalší hint, ako ozvláštniť väčšie porady, je robiť ich nepravidelne v rôzne dni a časy, prípadne každé dva týždne. Radiť sa tiež nemusíte iba vo firme, ale aj na obede, v parku alebo na inom netradičnom mieste.  My v darene máme napríklad mini rozdeľovacie porady každé jedno ráno, ale to si len rozdelíme prácu na jednotlivých projektoch pre konkrétnych ľudí a ideme makať. Nikdy to netrvá viac ako pár minút a všetci to vnímame naozaj efektívne.

shutterstock_341257523

3. Musia byť na porade všetci? Nie, nemusia

Aby boli vaše porady zmysluplnejšie, môžete sa stretávať s rôznymi skupinami ľudí samostatne. Zvlášť sa stretne manažment firmy, samostatne obchodníci, šéfovia oddelení, ekonomické oddelenie si tiež urobí vlastnú poradu… a takto by sa dalo pokračovať po jednotlivých oddeleniach či tímoch. Je to vysokoefektívna metóda, pri ktorej nikto nikdy netrpí a zvolávate iba tých, ktorých sa porada týka a majú niečo na jazyku. To isté platí aj pri výbere ľudí na brainstorming. Nikdy nepozývajte tucet ľudí, je to totálne plytvanie času a energie. Radšej pozvite ľudí, ktorí majú k danej téme blízko, sú odborníci v oblasti, ktorá sa bude riešiť, a sršia nápadmi alebo sa brainstormovaním myšlienok živia. 🙂

shutterstock_365362820

4.  Ak ste míting zvolali, tak si ho aj veďte

Toto pravidlo je základný kameň pri organizovaní mítingov. Na začiatku ľudí privítajte, preberte s nimi ciele a dôvody mítingu, ako aj jednotlivé body agendy, ktoré chcete preberať. A vrhnite sa na to. Hneď ako sa posuniete k vyriešeniu jedného bodu, môžete prejsť na ďalší. Základom je uvedomiť si zodpovednosť za riadenie mítingu a čas ostatných. Snažte sa držať agendy, a pokiaľ vidíte, že míting vybočuje z témy, vráťte sa k nej. Navrhnite, že si k novej téme spravíte špeciálny míting inokedy.
Keď preberiete všetko potrebné, je vhodné urobiť zhrnutie niekoľkými vetami pre tých, ktorí prestali v polovici dávať pozor a zopakovať si jednotlivé úlohy, na ktorých ste sa dohodli. K rozdaným úlohám je nutné dohodnúť aj minimálne orientačný deadline a zodpovednú osobu. Úlohy, ktoré sú všeobecné, nepridelené alebo s neznámym termínom, sa nikdy nevykonajú. Taktiež je vhodné zadefinovať si ďalšie kroky, na ktorých začnete pracovať hneď po stretnutí. Prínosom môže byť aj dohodnutie si nasledujúceho stretnutia, na ktorom budete pokračovať po splnení niektorých z úloh alebo nadobudnutí ďalších relevantných informácií. Určite si počas stretnutia robte poznámky, aby ste sa vedeli k dôležitým bodom vrátiť. Užitočné je hneď po mítingu urobiť krátky zápis zo stretnutia, či už v bodoch, alebo vetách, ktorý zúčastneným pošlete. Pre tých, od ktorých sa vyžadujú ďalšie kroky, môže byť krátky zápis výbornou pomôckou. Taktiež to môže byť dobrý spôsob, ako informovať ľudí, ktorí na mítingu chýbali a mali by o výsledku vedieť.

shutterstock_341372324

Keď vám niektorý z participantov pošle k zápisu svoj komentár, možno zistíte, že ste niečomu dobre neporozumeli alebo na niečo dôležité zabudli. Ak ide o ťažšie stretnutia alebo témy, nechajte si zápis odsúhlasiť protistranou a v prípade konfliktu máte použiteľný materiál, o ktorý sa môžete pri svojich argumentoch oprieť.
Toto boli štyri základné body, ktoré sa snažíme pri mítingoch dodržiavať. Je dobré mať ich na pamäti, keď budete v budúcnosti organizovať stretnutie s kolegami alebo klientom. Veríme, že sme vás inšpirovali, ako viesť vaše mítingy efektívnejšie. Ak máte vlastné tipy a triky, napíšte nám ich do komentára pod článkom. 🙂