Všetci dôverne poznáme ten pocit, keď sa nám darí byť produktívny. Veci a jednotlivé úlohy nám idú odruky, stíhame odpisovať na e-maily, vybaviť obchodné stretnutie či míting vo firme a odovzdať na čas výstup, na ktorom sme tak dlho pracovali. Je to výborný pocit. Dnes si však rozoberieme náš pohľad na to, čo robiť v situácii, keď sme zavalení prácou, nestíhame deadline odovzdania projektu či máme pocit, že sa nám za celý deň nepodarilo urobiť nič plnohodnotné. Prinášame vám šesť tipov, ako zostať produktívni počas celého dňa.
1. Ráno si vyčistite hlavu
Prvá vec, ktorou odštartujete váš deň, by určite nemala byť práca. Iste ste počuli o tom, aké skvelé účinky má na vašu myseľ a telo cvičenie, joga, ranný beh či plávanie. Ak ste však menej akčný a viete, že ráno sa k takýmto aktivitám jednoducho „nedokopete“, odporúčame vám založiť si ráno na rituáloch, počas ktorých bude môcť váš mozog zapnúť a prirodzene sa zobudiť. Hovorím o rannej šálke kávy či už doma, alebo v práci, výdatných raňajkách, prechádzke so psom, prečítaní si dennej tlače, sledovaní Telerána či návšteve obľúbeného webu o vašich koníčkoch. Kombinácia týchto vecí urobí vaše ráno krajším a budovaním pravidelnosti si vytvoríte váš ranný rituál. Časom sa budete tešiť práve na to „skoré vstávanie“, keď urobíte svoju obľúbenú činnosť a príjemne začnete svoj deň.
2. Neotvárajte si inbox, kým nebude horieť
Toto, samozrejme, neplatí pre rôzne zamestnania, ale nám sa to osvedčilo. Ak totiž viete, že máte niečo dokončiť a táto agenda má pre vás v ten deň deadline, jednoducho si neotvoríte schránku plnú e-mailov a nových vecí, ktoré vás hneď rozptýlia. Vyhradíte si čas na vybavenie e-mailov až po tom, ako dokončíte svoju hlavnú aktivitu, ktorú ste chceli vykonať ráno ako prvú v poradí. Netreba zabúdať na to, že ak sa vyskytne niečo urgentné, daná osoba vám asi nebude písať e-mail, ale vám rovno zavolá a začne s vami vzniknutú situáciu riešiť. Všetko, čo máte v inboxe, tak má menšiu prioritu ako to, čo ste si naplánovali urobiť ráno ako prvé.
3. Dôležité úlohy musia mať deadline
Každý váš deň musí mať jasne stanovené priority a úlohy musia mať svoj deadline. Či už ide o odovzdanie prezentácie pre klienta, vypracovanie briefu či napísanie nového blogu na web. Každá aktivita, ktorá vám zaberie viac ako hodinu, by mala mať vytýčený dátum a čas, dokedy je ju potrebné dokončiť. Ak ide o pravidelnú aktivitu, je vhodné zaznačiť si ju do kalendára. Rovnaké pravidlo platí aj pre porady a mítingy. Presne stanovený čas porady či stretnutia by sa nemal meniť a mali by ste trvať na tom, aby boli všetci zúčastnení dochvíľni. Môže sa totiž stať, že pokiaľ nebudete dodržiavať presne začiatky mítingov alebo vaše deadliny, ostatní členovia tímu to budú vnímať ako niečo, čo má len orientačný charakter, a rovnako tak budú vnímať termíny, ktoré pridelíte vy im.
4. Naučte sa konečne hovoriť „nie“
Všetci si tým musíme prejsť a naučiť sa hovoriť „nie“ ľuďom a riešeniam, s ktorými nesúhlasíme alebo na ktorých exekúciu nemáme priestor. Ak ste vyťažení a zavalení množstvom úloh, nie je riešením povedať „áno“ každému, kto vás vyruší, kto sa vás niečo pýta a každému, kto bude od vás chcieť urobiť nejakú „drobnosť“. Faktom totiž je, že to nikdy nebude iba drobnosť, respektíve, kým sa znovu vrátite k bodu, kde ste svoju činnosť skončili, stratíte veľa cenného času. Kým prídete na to, kde presne ste boli, budete musieť prejsť celým procesom odznova. Nehovoriac o tom, že medzi vaše úlohy sa takýmto spôsobom dostanú ďalšie ad hoc zadania, ktoré vás vzďaľujú od cieľa. Naučte sa radšej používať frázy, ako:
- Prepáč, ale na toto zadanie nemám momentálne priestor. Dostanem sa k tomu až zajtra. Vyhovuje ti to?
- Nemám skúsenosti s týmto typom práce a zaberie mi viac času.
- Momentálne som uprostred iného zadania a neviem sa ti plnohodnotne venovať.
- Ak potrebuješ niečo skonzultovať na viac ako päť minút, príď, prosím, neskôr. Okolo piatej poobede už budem môcť.
- Rád by som ti pomohol, ale v tejto chvíli nemám na to kapacitu.
Samozrejme, nemáme tým na mysli situáciu, že máte času a priestoru dosť. Práve vtedy, naopak, urobte niečo navyše, pretože proaktívny prístup sa vždy počíta.
5. Prokrastinujte s rozumom
Všetci odbiehame od práce niekam inam. Urobiť si kávu, napísať frajerke či checknúť si, čo je nové na fejsbúčiku. A verte mi, je to normálne a prirodzené. Odkladáme veci, ktoré sa odložiť dajú a pracujeme skôr na veciach, ktoré už horia. Lenže aj tie posúvame do posledného momentu. V rámci prokrastinácie (nutkania posúvať veci „na zajtra“) sa však často dostávame do časového stresu a vravíme si, že vieme urobiť danú úlohu lepšie pod tlakom. Ak sa nám to aj nepodarí obmedziť, dôležité je prokrastinovať aspoň kontrolovane a vedome. Ak je v danom dni našou hlavnou úlohou pripraviť marketingový plán, je podstatné začať na ňom pracovať, keď máme dostatok síl a neodbiehať k čiastkovým úlohám. Práve tie nám totiž poslúžia na čiastočné „oddýchnutie si“ a načerpanie nových síl, aby sme dokázali úlohu dokončiť. Prokrastinácii veľmi pomáhajú časové plány, ktoré ohraničia danú aktivitu v kalendári a čierne na bielom spísané úlohy podľa priority na daný deň. Taktiež aj striktné deadliny, o ktorých už bola reč v odseku vyššie. Zo skúseností vieme, že vyriešením najťažšej úlohy na daný deň sa vaše pracovné tempo určite nakopne. Máte totiž to najťažšie za sebou a už doťukáte len čiastkové veci, ktoré zvládnete ľavou zadnou.
6. Pracuj menej, ale pripravuj sa viac
Šiesty bod je tak trochu paradox, ale sme presvedčení o tom, že reálne platí. Ako hovorí vybraná fráza od Tonyho Schwartza z jeho knihy The Power of Full Engagement: „Working more is never the answer.“ V preklade: „Pracovať viac nikdy nie je odpoveď.“ Práve naopak. Tým, že budete pracovať menej času, budete nútení si čas lepšie rozvrhnúť a robiť efektívnejšie a rýchlejšie. V tejto časti je veľmi podstatné zvyknúť si na pripravovanie si práce, konkrétnych úloh a cieľov na deň dopredu, prípadne zavčasu ráno ešte predtým, ako sa do niečoho v ten deň pustíte. Vyskúšajte to a možno budete prekvapení.
Zhrnutie
Toto bolo šesť základných bodov, o ktorých v praxi vieme, že fungujú minimálne v oblasti marketingu a podnikania. Samozrejme, existujú ďalšie ťaháky, ako zmena pracovného miesta, prechádzky, správny výber obedového menu, inšpiratívny kolegovia či kreatívne priestory, v ktorých denne pracujete. O tom sa však možno rozpíšeme v samostatnom článku. Veríme, že vás článok inšpiroval a dozvedeli ste sa z neho okrem starej klasiky aj niečo nové.
